Dokumenten Eingang und Dokumenten Ausgang, in Dateiform oder auf Papier, alle durchlaufen den Weg von der Erfassung, Bearbeitung bis zur Erledigung und Archivierung.
Der Zugriff auf erledigte Vorgänge wird über eine Daten Archivierung und über die traditionelle Papier-Ordner "Abteilung Registratur" ermöglicht. Archivierungs Vorschriften aller relevanten Geschäftsvorgänge werden vor allem durch gesetzliche Auflagen bestimmt.
Die ordnungsgemässe Pflege der Papier-Ordner Ablage ist zeitintensiv und bindet nicht unerhebliche Raum Ressourcen. Das zeitnahe Auffinden archivierter Vorgänge ist oft nur von vereinzelten Mitarbeitern zu lösen.
Ein digitales Ordnungssystem, das Papier- und Daten Dokumentationen erfasst und verwaltet ist die konsequente Weiterentwicklung zu einem Archvierungs Portal.
Überlegungen zu einem digitalen Archivierungs Portal
- Wie sollen digitalisierte Papier Dokumente aufbereitet und verwaltet werden
- Wie können digitale und Papier Dokumente vorgangsbezogen zugeordnet werden
- Welche rechtskonformen Vorgaben, Richtlinien muss eine digitale Archivierung erfüllen
- Auf welchen Datenträgern soll archviert werden. Wo wird es physisch bereit gestellt
Wir realisieren Dokumenten Management für Archivierungs Portale
- Auswahl geeigneter Scanner bis DIN A3 zur Digitalisierung von Papier Dokumenten
- Auswahl flexibles Dokumenten Management System mit Suchfunktion Indizierung
- Festlegung Datenträger und Standort für Kurzeit- und Langzeit Archivierung.
- Aufbau geeigneter Inhalts- und Navigations Strukturen innerhalb der Software
Sprechen Sie mit uns !
Das papierlose Büro - war schon vor 15 Jahren in aller Munde. Zwischenzeitlich sind die Papierberge sozusagen zum Papierstau mutiert.Aktuelle Hard- und Software Entwicklungen geben heute Antwort auf die wir seit Jahren warten. Schnelle und flexible Erfassung und Nutzung charakterisieren die Lösungen. Der Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben und Auflagen werden die Dokumenten Management Systeme gerecht.
